Pela primeira vez em dez anos, a Prefeitura de Curitiba reduz o volume de documentos armazenados, registros da rotina da administração pública. Levantamento do Departamento de Gestão do Arquivo Público da Secretaria de Administração, Gestão de Pessoal e Tecnologia da Informação (Smap) mostra que, só em 2022, a redução foi de 82 toneladas.
“O acervo do Arquivo Público não cresceu. Eliminamos mais documentos em papel do que recebemos”, comemora o diretor do Departamento de Gestão do Arquivo Público, Rubens Alves Goes Zampieri. Ele explica, que antes de 2020, a Smap já buscava a ampliação do uso do suporte eletrônico na Prefeitura de Curitiba.
“Durante a pandemia nós aceleramos essa mudança. Investimos mais nos processos eletrônicos”, completa.
A tendência observada em 2022 se mantém nos três primeiros meses de 2023, quando houve 84,8 mil registros em suporte eletrônico e apenas 8,9 mil em papel.
O Sistema Único de Protocolo (SUP) eletrônico é um dos responsáveis pela mudança. Além disso, a infraestrutura do SUP dá o suporte para Processo Eletrônico de Curitiba (Procec), plataforma mantida pela Secretaria de Planejamento, Finanças e Orçamento que permite que cidadãos utilizem todos os serviços da área de finanças virtualmente.
A base do SUP auxilia também o CPPGM (Controle de Processos PGM – Procuradoria-Geral do Município), sistema de peticionamento e acompanhamento de processos judiciais, que permite a padronização e a tramitação eletrônica de solicitações de informações aos órgãos. Outras aplicações utilizadas pela Prefeitura de Curitiba têm integração com o SUP.
Descarte seguro
A eliminação de documentos públicos segue a tabela de temporalidade de cada área, conforme a legislação arquivística brasileira, estadual e municipal. O tempo de guarda de um papel varia de acordo com o tema do documento, que pode ser um contrato, um termo de referência, um processo administrativo, fiscal, a folha-ponto de um servidor, qualquer documento público.
Vencido o prazo de guarda do documento, é possível descartar o papel, que é material reciclável. Para isso, existem cuidados com a segurança e proteção das informações contidas em cada documento. O descarte deve ser feito de maneira segura e sustentável.
A Piazzetta é a empresa responsável pela coleta e o descarte seguros junto às secretarias e órgãos da Prefeitura de Curitiba. As 82.437 toneladas de papel descartadas em 2022 resultaram em R$ 25,5 mil aos cofres do Município.
O material é recolhido nas secretarias e, conforme definido em contrato, até que faça a eliminação, a empresa é responsável por sua guarda de forma segura, sem que as informações sejam expostas.
A limpeza é a primeira etapa, cumprida de forma manual. Separados por cor e tipo de material, os metais (como clipes e grampos) são retirados para que não enrosquem na máquina. O papel é transformado em pequenas tiras isentas de informação.
A última fase do processo é a trituração, que resulta em grandes fardos de papéis que serão reutilizados na cadeia produtiva.