Com o objetivo de agilizar e facilitar a elaboração de relatórios circunstanciados no âmbito da administração municipal, a Procuradoria Geral do Município (PGM) desenvolveu um manual com instrumentos de capacitação prática, em formato escrito, direcionado às chefias.
O material foi encaminhado a todas as secretarias através de Ofício expedido pelo Corregedor-Geral.
“Funciona como um manual rápido, de consulta simples e imediata. Nossa intenção é colaborar para que não hajam inconsistências que possam atrasar ou dificultar o andamento das providências”, explica a procuradora Isabel Mattos de Carvalho, autora da iniciativa, inédita nesse formato.
O relatório circunstanciado é um documento essencial no início da apuração de qualquer denúncia de irregularidade cometida por servidor público municipal.
Por meio dele são informadas todas as circunstâncias em que se deram os fatos e que nortearão a investigação, que poderá ou não resultar na instauração de Sindicância Administrativa e/ou Processo Administrativo Disciplinar, conforme estabelece o Estatuto dos Servidores Públicos Municipais de Curitiba.
A procuradora esclarece que a elaboração adequada do relatório circunstanciado é fundamental, pois é nesse documento que se reúnem as informações iniciais indispensáveis para a análise da Comissão Permanente de Sindicância (CPS), permitindo que os fatos sejam compreendidos com clareza e de modo suficiente para que a Comissão tenha condições de definir qual encaminhamento adotar.
“A elaboração do guia partiu da constatação de que, em várias situações, os processos que chegavam à Comissão precisavam ser devolvidos para novas diligências ou complementação de informações. Esse movimento gerava retrabalho tanto para a equipe da CPS quanto para o setor de origem, além de atrasar a tramitação e a conclusão das apurações. Percebemos também que havia, por parte das chefias, uma dificuldade natural em reconhecer quais informações são realmente importantes para fins de apuração, o que é compreensível, já que essa não é a atividade rotineira delas”, pontua.
Saiba mais
Quem elabora?
O relatório é elaborado pela chefia e a apuração se inicia no local de origem (seja órgão, autarquia, instituto etc) reunindo todos os elementos que contribuam com a elucidação dos fatos.
Identificada inicialmente a irregularidade, a autoridade competente do órgão encaminhará à Procuradoria Geral do Município, solicitando análise quanto à pertinência de abertura de Sindicância Administrativa junto à Comissão Permanente de Sindicância.
Como é redigido?
Identificação dos envolvidos: todas as pessoas diretamente envolvidas no fato denunciado devem ser devidamente identificadas.
Autor – identificar o autor da suposta conduta infracional, informando nome, matrícula, cargo e local de lotação.
Ofendido – identificar quem teria sido a vítima da conduta praticada, que pode ser um usuário ou um colega de trabalho, a chefia ou ainda a Administração Municipal.
Descrição das circunstâncias:
Dia / Período – informar a data exata do ocorrido. Não sendo possível precisar, buscar delimitar um período (semana, mês).
Hora – Informar o horário exato ou aproximado dos fatos, se ocorreu em período diurno ou noturno.
Lugar – descrição do local dos fatos, qual sala ou ambiente ocorreram.
Testemunhas – indicar os nomes das pessoas que presenciaram os fatos, ou que tenham informações relevantes para ajudar na elucidação dos mesmos. Se a testemunha for servidor, indicar nome completo e matrícula. Se não for servidor, informar o nome e meios de contatá-la.
Provas – reunir todos os tipos de prova que possam confirmar a ocorrência da infração descrita, como relatórios extraídos de sistemas informatizados, fotos, imagens de câmeras de segurança, declarações de usuários, registro na ouvidoria, etc.
Responsável pelo relatório – o responsável pela elaboração do relatório deverá estar devidamente identificado. Este pode ser a chefia do servidor denunciado, ou, na ausência deste, um responsável interino, ou ainda outro servidor que tenha presenciado os fatos ocorridos longe da presença de um superior hierárquico.