Foram necessários três caminhões-baú para retirar perto de 5 toneladas de cópias de processos e demais documentos do antigo prédio ocupado pela Procuradoria-Geral do Município até o final do mês de julho, na Rua Álvaro Ramos, no Centro Cívico. 

Todos os documentos arquivados foram analisados de acordo com a Tabela de Temporalidade do Município e, conforme a classificação, encaminhados para descarte seguro. O volume não caberia nova sede, na Avenida João Gualberto, 241.  

A mudança marcou, não apenas o início da eliminação do excesso de papel da rotina dos procuradores municipais, mas também uma nova mentalidade de trabalho, de acordo com a subprocuradora-geral do município, Rosa Maria Alves Pedroso. “São ações de modernização que passam pela mudança física e pela adoção do nosso sistema próprio de processo eletrônico”, conta.

Coordenada pelo setor de Protocolo, chefiado pela servidora Susi Cristina dos Santos, a operação de descarte envolveu uma equipe de sete profissionais que atuaram na classificação, embalagem e transporte dos papéis. “Havia ofícios de 1975 e muitas cópias dos mesmos documentos”, relata Susi.

As folhas foram levadas por uma empresa especializada na destruição segura dos documentos públicos. O município recebe R$ 0,31 a cada quilograma repassado, o que resultou em um total de R$ 1,7 mil. O trabalho contou com o suporte da Procuradoria Judicial e do Arquivo.

Susi reforça que documentos originais têm um critério diferente para a eliminação. “Deve-se respeitar o prazo de guarda, publicar em edital de eliminação no Diário Oficial do Município antes que se proceda o descarte”, informa a chefe do setor de Protocolo.

Sustentabilidade

De agora em diante, reforça Rosa Maria, uma campanha entre os servidores do prédio vai ser colocada em prática para que se diminua o uso de papéis. “Cópias e impressões serão feitas apenas quando isso for estritamente necessário e os descartes, obedecendo a natureza e a importância do teor dos documentos, acontecerá da forma correta”, explica a procuradora.